1. Qui traite vos données ?
XXX, dont le siège est situé XXX, agit comme responsable du traitement pour la gestion de son site, de ses prospects, comptes utilisateurs, abonnements, paiements, assistance, sécurité, communications et obligations légales. Contact vie privée : XXX.
Pour les données métier relatives aux conducteurs, salariés, clients finaux, contacts, passagers et partenaires que l’entreprise cliente saisit dans NAVAL, cette entreprise détermine en principe les finalités et agit comme responsable du traitement. NAVAL traite ces données pour son compte en qualité de sous-traitant. Les personnes concernées doivent alors s’adresser en priorité à l’entreprise qui a renseigné leurs données.
2. Données traitées par NAVAL pour ses propres finalités
| Traitement | Données principales | Finalité et base légale | Durée indicative |
|---|---|---|---|
| Compte et authentification | Nom, prénom, email, organisation, rôle, identifiants techniques, traces de connexion | Fourniture et sécurité du service — contrat et intérêt légitime | Durée du compte puis période de réversibilité ; traces selon leur finalité |
| Souscription et facturation | Coordonnées professionnelles, société, adresse, TVA, offre, factures, statut de paiement | Contrat et obligations comptables/fiscales | Relation contractuelle ; pièces comptables pendant la durée légale |
| Prospection et démonstration | Nom, société, email, téléphone, flotte, message et origine de la demande | Mesures précontractuelles et intérêt légitime | Six mois après le dernier contact pour un prospect inactif, sauf relation ou demande contraire |
| Newsletter | Email, preuve du choix, date d’inscription et désinscription | Consentement ou régime applicable à la prospection professionnelle | Jusqu’au retrait puis conservation limitée de la preuve |
| Support | Coordonnées, contenu de la demande, pièces jointes, historique de résolution | Contrat et intérêt légitime à assurer le support | Durée nécessaire à la résolution et à la preuve |
| Sécurité | Adresse IP, appareil, événements d’authentification, erreurs, journaux et alertes | Intérêt légitime et obligation de sécurité | Selon le type de trace ; objectif de douze mois pour les audits applicatifs |
| Contentieux | Contrat, échanges, preuves, factures, journaux pertinents | Intérêt légitime et défense des droits | Durée de prescription ou procédure applicable |
3. Données métier traitées pour les entreprises clientes
- organisations : identité, établissements, paramètres, membres, rôles et informations de facturation ;
- conducteurs : identité professionnelle, coordonnées nécessaires, dépôt, langues, permis, catégories, qualifications, validités, missions, repos, indisponibilités et journaux d’action ;
- véhicules : immatriculation, caractéristiques, documents, kilométrage, carburant, photos, incidents et affectations ;
- clients des transporteurs : nom ou raison sociale, contacts, facturation, historique de missions, adresses, horaires, préférences nécessaires, notes et documents commerciaux ;
- missions : lieux, horaires, itinéraires, étapes, passagers strictement nécessaires, consignes, prix, documents, communications, statuts et alertes ;
- données mobiles : permissions, token de notification, position ponctuelle, photos et données hors ligne nécessaires ;
- contenus IA : message ou document à analyser, contexte nécessaire, proposition générée et conversation conservée lorsque la fonction le prévoit.
4. Données de santé et absences
NAVAL n’est pas destiné à conserver un diagnostic, dossier médical ou compte rendu médical détaillé. L’entreprise peut enregistrer une aptitude professionnelle, une date de validité et une période d’indisponibilité lorsque cela est nécessaire et licite.
Le planning général doit afficher une indisponibilité sans révéler le motif médical aux utilisateurs qui n’ont pas à le connaître. L’accès à une information « arrêt maladie » ou à un justificatif exceptionnel est limité aux personnes habilitées par l’entreprise.
5. Clients finaux, passagers et mineurs
NAVAL ne demande pas de liste nominative de passagers par défaut. Des données relatives à un passager, un mineur, un handicap ou un besoin d’assistance ne doivent être saisies que lorsqu’elles sont strictement nécessaires à l’organisation ou à la sécurité de la prestation et licitement transmises.
Les notes libres ne doivent pas contenir de données sensibles inutiles. L’entreprise cliente est responsable de l’information des personnes et de la définition de durées de conservation adaptées.
6. Localisation
Au lancement, NAVAL ne met pas en œuvre de suivi permanent en arrière-plan. Une position peut être collectée ponctuellement lors d’une action explicite, par exemple un départ ou une arrivée. La précision est limitée à ce qui est nécessaire, environ cent mètres lorsque cela suffit.
La durée cible est d’un mois au maximum, sauf finalité probatoire ou obligation particulière documentée par l’entreprise. La localisation ne doit pas être utilisée pour contrôler un salarié en permanence ou hors temps de travail.
7. Intelligence artificielle
NAVAL transmet uniquement les données nécessaires à la fonction demandée : texte ou document importé, horaires, adresses, itinéraire, instructions et contexte opérationnel utile. Les données financières sont écartées lorsqu’elles ne sont pas nécessaires. Les diagnostics et documents médicaux détaillés sont exclus.
L’import IA produit un brouillon à contrôler. Une affectation ou modification significative doit être confirmée par un utilisateur habilité. NAVAL n’utilise pas les données client pour entraîner un modèle général, sauf accord séparé, spécifique et valable.
Les conversations conservées dans NAVAL le sont pour une durée maximale de trois mois, avec accès limité aux rôles qui en ont besoin. Les fournisseurs et régions actifs figurent dans la liste des sous-traitants.
8. Destinataires
- personnels NAVAL autorisés pour le support, la sécurité, la facturation et l’exploitation technique ;
- utilisateurs habilités de l’entreprise cliente selon leurs rôles ;
- prestataires d’hébergement, base de données, paiement, email, push, IA, cartographie, données de vol et suivi d’erreurs ;
- conseils, assureurs, auditeurs ou autorités lorsque cela est nécessaire ou légalement requis.
9. Sous-traitants et transferts internationaux
Les données principales sont hébergées dans la région Supabase eu-central-1 en Allemagne. Certaines fonctions, notamment l’API Vercel actuellement exécutée dans la région iad1 aux États-Unis, ainsi que certains fournisseurs, peuvent impliquer un traitement hors Espace économique européen.
Ces transferts sont encadrés selon le mécanisme applicable, notamment une décision d’adéquation, le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsqu’il est applicable, ou les clauses contractuelles types complétées si nécessaire. La liste versionnée des sous-traitants décrit les fonctions et localisations connues.
10. Durées de conservation
Les durées sont définies selon la finalité, les instructions du client et les obligations légales. À la fin du contrat, les données métier restent exportables pendant soixante jours puis sont supprimées ou anonymisées, sous réserve des exceptions légales. Des copies résiduelles peuvent subsister jusqu’à soixante jours supplémentaires dans les sauvegardes.
- positions ponctuelles : objectif d’un mois maximum sauf justification documentée ;
- conversations IA : trois mois maximum ;
- prospects NAVAL inactifs : six mois après le dernier contact ;
- contacts CRM du client : durée définie par le client, avec réexamen recommandé après trois ans d’inactivité ;
- cache mobile hors ligne : un mois maximum selon la fonction ;
- journaux d’audit applicatifs : objectif de douze mois, sous réserve de la politique technique effectivement déployée ;
- factures et pièces comptables : durée légale applicable.
11. Caractère obligatoire des données
Les champs identifiés comme obligatoires sont nécessaires à la création du compte, à la facturation ou à la fonction demandée. À défaut, NAVAL peut ne pas être en mesure de fournir le service concerné. Les autres informations sont facultatives et doivent rester proportionnées.
12. Vos droits
Selon le traitement et sa base légale, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer au traitement. Vous pouvez retirer un consentement à tout moment sans remettre en cause les traitements antérieurs.
Pour une donnée saisie par votre employeur, donneur d’ordre ou transporteur, adressez-vous d’abord à cette organisation. NAVAL l’assistera conformément au DPA. Pour les traitements propres à NAVAL : XXX. Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou depuis cnil.fr.
13. Décisions automatisées
NAVAL ne prend pas seul une décision disciplinaire ou une affectation produisant un effet significatif sur un conducteur. Les fonctions IA proposent des résultats fondés sur des critères opérationnels objectifs et la décision finale revient à un humain habilité.
Un conducteur peut demander à son employeur une explication sur les principaux critères objectifs d’une recommandation qui le concerne.
14. Sécurité
NAVAL met en œuvre des mesures proportionnées : chiffrement des communications, authentification, contrôle d’accès par rôle, isolation logique des organisations, règles d’accès en base, gestion des sessions, journalisation, sauvegardes et correction des vulnérabilités.
Aucun système n’offre une sécurité absolue. Toute perte de terminal ou suspicion de compromission doit être signalée rapidement à XXX. Les détails utiles et non sensibles figurent dans la page Sécurité.
15. Cookies et stockages du terminal
Le portail et l’application utilisent des stockages nécessaires à l’authentification, à la sécurité, aux préférences d’affichage, aux caches d’itinéraire et au fonctionnement hors ligne. Aucun traceur publicitaire ou d’audience facultatif n’est utilisé au lancement.
La page Cookies présente l’inventaire connu. Si des traceurs facultatifs sont ajoutés, ils ne seront activés qu’après un choix valable lorsque le consentement est requis.
16. Modification de la politique
Cette politique peut évoluer pour refléter les traitements réels, une évolution légale ou un nouveau fournisseur. La date et la version sont mises à jour. Une modification substantielle est portée à l’attention des personnes concernées par un moyen approprié.